Als EKD-weites Netzwerk wird churchconvention von einem achtköpfigen Leitungsteam geleitet. Dieses gibt Impulse an die Regios weiter. In den Regios gibt es eine Regioleitung aus mindestens zwei Personen. Dieses Team organisiert die regioconventions, koordiniert Inhalte und Themen, gibt Informationen und Einladungen weiter, hält Kontakt mit dem Leitungsteam und sucht das Gespräch mit der Landeskirche. Zu kleineren Treffen kann jeder cc-ler in Absprache mit dem Leitungsteam einladen. In diesen couchconventions werden lokal Projekte umgesetzt, Gemeindesituationen besprochen oder einfach Gemeinschaft gelebt.
Eine Mitgliederanzahl ist bei churchconvention schwer zu ermitteln, denn bisher wird bewusst auf eine vertragliche Mitgliedschaft verzichtet. Stattdessen setzt churchconvention auf das Prinzip „Mitsteuern durch Beisteuern“. Auch durch den Netzwerkcharakter werden verschiedene Grade der Zugehörigkeit ermöglicht: Manche sind interessiert beobachtend, andere sind „näher dran“, wieder andere zeigen ihre Zugehörigkeit ganz deutlich durch ihr Engagement – und mache bewegen sich auch zwischendrin oder hin und her.